Dette er en utfordring som digitale infoskjermer, eller digital signage, kan bidra til å løse. Ved å strategisk plassere skjermer i fellesområder som kantiner, pauserom og inngangspartier, kan HR transformere måten de når ut til de ansatte på, og dermed forbedre sine egne resultater.
De største kommunikasjonsutfordringene for HR
Før vi ser på løsningen, er det viktig å forstå problemene som infoskjermer kan løse. HR-avdelinger opplever typisk følgende kommunikasjonsutfordringer:
E-post-overload: Viktige beskjeder fra HR drukner ofte i en full innboks. Meldinger om nye policyer, interne arrangementer eller velferdsgoder blir oversett fordi ansatte enten ikke har tid til å lese dem, eller rett og slett ikke ser dem.
Lavt engasjement på intranettet: Mange selskaper investerer i intranett, men opplever at ansatte sjelden besøker plattformen med mindre de aktivt leter etter spesifikk informasjon. Dermed blir statiske dokumenter og nyhetsoppdateringer ofte liggende urørt.
Kommunikasjonsgap: Det er et velkjent problem at ledelsens oppfatning av kommunikasjonen ikke alltid stemmer overens med de ansattes. Dette skyldes at beskjeder sjelden er skreddersydd for mottakeren, og at det er mangel på gode feedback-mekanismer.
Sene og vanskelige samtaler: HR må ofte kommunisere vanskelige beskjeder knyttet til omorganisering, nedbemanning eller endringer i arbeidstid. Slik informasjon kan ikke pakkes inn i en standard e-post. Den krever en kanal som kan fange oppmerksomheten og forsterke budskapet fra ledelsen på en klar og entydig måte.
Slik kan infoskjermer styrke HR-kommunikasjonen
Infoskjermer tilbyr en ny og dynamisk plattform som overvinner mange av de tradisjonelle hindringene. Ved å utnytte visuell kommunikasjon, kan HR-avdelingen sikre at viktige budskap blir sett og forstått, samtidig som de øker engasjementet.
Her er noen eksempler på hvordan infoskjermer kan brukes for å nå HRs mål:
Visuell og strategisk kommunikasjon: Infoskjermer fanger oppmerksomhet i sanntid. HR kan presentere viktige oppdateringer visuelt, enten det er informasjon om HMS, nye policyer eller etiske retningslinjer. Slik informasjon blir en del av det fysiske miljøet, noe som gjør at den blir enklere å huske.
Økt ansattengasjement: Infoskjermer kan brukes til å vise frem selskapets verdier, feire ansattes suksesser, eller gi oppdateringer om bedriftens resultater. Dette bidrar til en sterkere bedriftskultur og en følelse av tilhørighet. Flere og flere norske selskaper bruker infoskjermer for å samle ansatte på tvers av avdelinger og kontorer, og dermed forbedre den interne kommunikasjonen betydelig.
Måling av kommunikasjon: Mange infoskjermløsninger tilbyr statistikk som viser hvilke budskap som har høyest visning og engasjement. Dette gir HR verdifull innsikt i hva som fenger de ansatte, og gjør det mulig å finjustere kommunikasjonsstrategien over tid.
Automatisering er nøkkelen: Integrasjon med HR-systemer
Den virkelige styrken til infoskjermer ligger i deres evne til å integreres med eksisterende HR-systemer. Ved å koble infoskjermene til programvare som Workday, SAP SuccessFactors eller andre HR-plattformer, kan HR-avdelingen automatisere kommunikasjonen og frigjøre tid.
Eksempler på automatisert kommunikasjon:
Velkommen til nye ansatte: Når en nyansatt legges til i HR-systemet, kan en automatisert prosess umiddelbart publisere en velkomsthilsen med bilde og navn på infoskjermene i selskapet.
Jubileer og bursdager: Data fra HR-systemet kan automatisk generere en gratulasjon til ansatte som har jubileum eller bursdag, noe som styrker den personlige relasjonen til selskapet.
Oppdatering av data: Informasjon om antall sykedager, antall ansatte, eller andre nøkkeltall kan hentes direkte fra HR-systemet og visualiseres på skjermene i sanntid. Dette gir et transparent bilde av selskapet og holder alle oppdatert.
Varsler og endringer: Ved viktige oppdateringer, som endring i personalhåndbok eller nye retningslinjer for fjernarbeid, kan en lenke til dokumentet på intranettet legges ut på infoskjermen, og dermed drive trafikk til den offisielle informasjonskilden.
For selskaper med kontorer i flere land, løser infoskjermer også utfordringen med geografiske barrierer. Innhold kan styres sentralt og skreddersys for hvert enkelt kontor eller land, noe som gjør det mulig å nå alle ansatte, uansett hvor i verden de befinner seg.
Ved å ta i bruk infoskjermer, kan HR-avdelingen bevege seg fra reaktiv til proaktiv kommunikasjon. Det er en investering som ikke bare gir bedre informasjonsflyt, men også bidrar til å bygge en sterkere, mer engasjert og informert arbeidsstyrke.
