Digitale infoskjermer, også kjent som digital signage, representerer en moderne løsning på disse utfordringene. Ved å plassere dynamiske skjermer på strategiske steder i virksomheten, som i produksjonshaller, ved innganger, på kontorer og i pauserom, kan HMS-ansvarlige nå ut til alle ansatte med relevant informasjon på en måte som fanger oppmerksomheten.
De største kommunikasjonsutfordringene for HMS
HMS-ansvarlige står overfor flere unike kommunikasjonsutfordringer:
Informasjonsoverbelastning: Viktig HMS-informasjon, som sikkerhetsinstrukser og beredskapsplaner, blir ofte oversett når den sendes ut via e-post eller ligger gjemt i statiske dokumenter på et intranett. Ansatte, spesielt de som ikke har en tradisjonell kontorjobb, har ikke alltid tilgang til eller tid til å lese denne informasjonen.
Mangel på synlighet: Plakater på oppslagstavler blir fort gamle og oversett. Det er vanskelig å holde informasjonen oppdatert, og en plakat om en ny sikkerhetsrutine kan fort bli irrelevant etter en stund.
Adferdsendring: Det er krevende å endre ansattes holdninger og atferd knyttet til sikkerhet. Man kan ikke bare informere om nye rutiner; man må inspirere til handling. En tradisjonell e-post kan sjelden oppnå dette alene.
Krisekommunikasjon: I en krisesituasjon, som ved brann, ulykker eller evakuering, er hvert sekund kritisk. Å sende en e-post eller SMS er ikke alltid raskt nok, og kan risikere å ikke bli lest umiddelbart.
Slik kan infoskjermer styrke HMS-kommunikasjonen
Infoskjermer tilbyr en ny og dynamisk plattform som kan overvinne de tradisjonelle hindringene og bidra til å bygge en sterkere sikkerhetskultur.
Her er noen eksempler på hvordan infoskjermer kan brukes for å nå HMS-mål:
Umiddelbar og visuell kommunikasjon: Infoskjermer fanger oppmerksomhet i sanntid. HMS-ansvarlige kan presentere viktige sikkerhetstips, påminnelser om bruk av verneutstyr, og informasjon om fravær og skader på en engasjerende og lettfattelig måte. Visuelle elementer som bilder og videoer gjør det enklere å formidle komplekse instrukser.
Økt bevissthet og engasjement: Skjermene kan brukes til å dele statistikk om hendelser, feire milepæler som antall skadefrie dager, eller presentere “ukens sikkerhetstips”. Dette bidrar til å holde HMS-arbeidet friskt og relevant, og kan inspirere til mer proaktiv deltakelse fra ansatte.
Effektiv krisekommunikasjon: I en nødsituasjon kan infoskjermene umiddelbart overstyres for å vise kritiske meldinger som «Evakuer nå!» eller «Brannalarm utløst». Dette sikrer at informasjon spres raskt til alle i bygningen, uavhengig av om de har lest en e-post eller ikke.
Tilpasset informasjon: Innhold kan skreddersys for spesifikke avdelinger eller lokasjoner. En skjerm i en produksjonshall kan vise andre sikkerhetsinstrukser enn en skjerm på et kontor, noe som sikrer at hver ansatt får relevant informasjon tilpasset sin arbeidssituasjon.
Automatisering er nøkkelen: Integrasjon med HMS-systemer
Den virkelige fordelen med infoskjermer ligger i deres evne til å integreres med eksisterende HMS-programvare. Ved å koble skjermene til systemer for avviksregistrering, risikovurdering eller beredskapsplanlegging, kan HMS-ansvarlige automatisere store deler av kommunikasjonen.
Eksempler på automatisert kommunikasjon:
Sanntidsdata: HMS-systemer kan automatisk oppdatere skjermene med sanntidsdata om antall skadefrie dager, rapporterte avvik eller andre viktige KPIer.
Automatiske varsler: Når et avvik er registrert, kan en prosess automatisk publisere en anonymisert melding på infoskjermene for å informere om hendelsen, uten å måtte involvere en person.
Oppdatering av sikkerhetsdatablad: Hvis et nytt sikkerhetsdatablad blir lastet opp i systemet, kan infoskjermer automatisk vise et varsel eller en lenke til dokumentet, slik at alle er informert.
For selskaper med spredte avdelinger, gir infoskjermer en samlet plattform for kommunikasjon. Innhold kan styres sentralt og distribueres tilpasset hvert sted, slik at alle får den samme, oppdaterte informasjonen. Dette gjør at HMS-ansvarlige kan være trygge på at livsviktig informasjon når ut til de det gjelder, uansett hvor i verden de har kontorer.
